|
Каталог статей
Об ошибках при оформлении заказных писем
Об ошибках при оформлении заказных писем
Письмо отдела по организации работы с документами одного из регионов РФ (Об ошибках при оформлении заказных писем)
Уважаемые руководители экспертных составов и бюро!
За период отправки заказных писем через отдел по организации работы с документами проведен анализ оформления делопроизводителями и специалистами бюро почтовых конвертов и списков - реестров внутренних почтовых отправлений.
Прошу обратить внимание на нижеперечисленые наиболее часто встречающиеся ошибки и недоработки, которые допускают делопроизводители и специалисты бюро при оформлении заказных писем.
1. Реквизит «Индекс»
1.1. В списке-реестре отправляемых заказных писем в колонке «Адресат» (Ф.И.О., почтовый адрес) в обязательном порядке указывать индекс. Индекс является неотъемлемым реквизитом адреса получателя как на конверте, так и в списке-реестре.
1.2. Индекс вписывают на месте реквизита «Куда», несмотря на специально обозначенные на конверте для реквизита «Индекс» места: «Индекс места назначения» - прямоугольник под адресом получателя и прямоугольники написания индекса по точкам.
1.3. На конверте вообще не указывают индекс получателя.
2. Реквизит «Адрес получателя»
При оформлении на конверте реквизита «Адрес получателя» допускаются ошибки:
2.1. Неверно указываются: фамилия; город; улица; номер дома или квартиры.
2.2. Адрес в списке-реестре не соответствует адресу на конверте.
2.3. На конверте в реквизите «Адрес получателя» указан только населенный пункт, улица и номер дома не указаны.
3. Реквизит «Адрес отправителя»
3.1. Адрес отправителя не указан, или указан не полностью (в случае неудачного вручения письма гражданину, оно возвращается отправителю, если не указан адрес письмо вернуть некуда, оно просто теряется).
3.2. В реквизите «Адрес отправителя» указывается юридический адрес структурного подразделения.
3.3. Обратите внимание, на штампе филиала нет адреса, поэтому нельзя ограничиться только оттиском штампа на конверте на месте реквизита «Адрес отправителя».
4. Несоответствие стоимости отправки весу и количеству наклеенных марок.
4.1. На конверте наклеено марок на сумму 27 руб., что соответствует весу письма 20 грамм (вес и сумма платы за пересылку на конверте соответствуют действительной стоимости отправки), а в реестре у этого же письма вес указан 0,040 и стоимость платы за пересылку 53 руб.). Таким образом стоимость отправки в реестре не соответствуют стоимости отправки на конверте.
4.2. Количество наклеенных марок больше суммы платы за пересылку (сумма наклеенных марок посчитана не верно, на конверте марок наклеено на сумму 30 руб., а списано по реестру 27 руб. - что соответствует стоимости отправки данного письма). Обратите внимание: лишние наклеенные марки не отклеиваются, в этом случае у материально ответственного лица образуется недостача.
5. Оформление списка - реестра
5.1. В реестре вес конверта указан 20 грамм (что соответствует 50 руб.), а сумма платы за пересылку указана 53 руб. (что соответствует весу от 21 грамма до 40 грамм).
5.2. В реестрах некоторых бюро неверно посчитана итоговая сумма платы за пересылку (арифметическая ошибка).
5.3. В реестре в строке «Общая сумма платы за пересылку», неверно посчитана итоговая сумма платы за пересылку марками «в том числе марками» (арифметическая ошибка).
5.4. В нижней части реестра, в реквизите «Сдал» подпись ответственного лица заверяется печатью подразделения (в реестрах некоторых бюро печать отсутствует).
Ошибки или неточности, допущенные в реквизитах «Индекс», «Адрес получателя», «Адрес отправителя», могут привести к потере заказного письма и отсутствию возможности отыскать его, отследить место нахождения.
Ошибки, допущенные при оформлении списков - реестров и оформлении стоимости отправки (п.4; п.5) могут привести: к увеличению срока предоставления документов гражданам (обработка оператором почтовых отправлений после исправления ошибок); к сложностям при оформлении месячного отчета о расходовании марок-конвертов (перерасход или недостача). ,
Специалисты отдела по организации работы с документами по возможности проверяют, переделывают и исправляют допущенные ошибки или недоработки. Количество одновременно обрабатываемых писем бюро колеблется от 160 ед. до 340 ед. Каждому письму присваивается идентификационный номер, который вписывается в список-реестр подготовленный в бюро. На это уходит 2-3 часа. Тщательно проверить каждое письмо и реестр, оформленные в бюро нет возможности.
При наличии в письмах и реестре большого количества ошибок и недоработок, вся партия будет возвращаться в бюро на исправление. Это повлечет задержку в получении документов гражданами.
Начальник отдела по организации работы с документами ФКУ ГБ МСЭ по <данные изъяты>.
|
| Категория: Сотрудникам службы МСЭ | Добавил: astra71 (22.04.2020)
|
| Просмотров: 1480
| Рейтинг: 5.0/2 |
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи. [ Регистрация | Вход ] |
|